青島密集架在利用過程中，既要最大限度地提供利用，又要保護好國家安全和個人隱私，這已經成為國際共識。國外公眾普遍認為，檔案是開啟和實踐民主的一個要素，查閱政府檔案是每個公民的基本權利，保證檔案的開放利用是憲法和民主的基石。

　　為了鼓勵人們走進檔案館，許多國家的檔案密集柜制訂了相應的公共政策和計劃，專門設置了公共關系部門或官員，采取了多種措施和手段，以幫助公民了解檔案密集柜與檔案自身的關系，把享用檔案的權利當成一種公民意識來培養。以美國國家檔案密集柜為例，除了永久性展覽和一些固定項目外，每個月都會在館內舉辦十多項公眾自由參與的活動，包括新書發布、作者演講和簽名、專題片放映、館藏介紹或利用指南講座等;國際檔案密集柜理事會還把每年的6月9日列為國際檔案日，借以宣傳和推廣檔案。

　　由于越來越多的國家頒布了信息自由法、政府文件利用法、政府信息公開條例以及數據保護法等，公民的信息權意識不斷提高，而信息自由法實際上對文件和檔案的妥善管理和便捷利用提出了更高的要求。

　　在很多國家，信息自由法賦予了公眾要求利用政府部門收集或形成的任何文件和檔案密集柜的權利，政府機構必須依法盡力為公眾查找和提供最大數量的信息，除非那些屬于法律特別限制利用的信息。